Una tormenta de verano o una semana de lluvia en Navidad pueden arruinar meses de trabajo. No se puede controlar el tiempo, pero sí decidir de antemano qué pasará si llueve. Ese es el plan B: un documento sencillo que la concejalía aprueba antes de las fiestas y que evita improvisar con el público esperando.
1. Clasifica las actividades según el riesgo
- Se pueden trasladar a cubierto: actuaciones de humor o magia, actividades infantiles, talleres, discoteca móvil.
- Se pueden aplazar: desfiles, pasacalles, cabalgatas, cine de verano.
- No admiten lluvia ni viento: atracciones hinchables, toboganes acuáticos, montajes con riesgo eléctrico.
2. Ten localizado un espacio cubierto
Pabellón, polideportivo, carpa o casa de la cultura. Comprueba aforo, acceso, toma eléctrica y si el escenario o el sonido caben dentro. Reservarlo como alternativa cuesta poco y lo cambia todo.
3. Pacta con cada proveedor qué pasa si llueve
Antes de firmar, deja por escrito si la actuación puede trasladarse, si puede aplazarse a otra fecha y en qué condiciones, y quién decide la suspensión. Así no hay discusiones el mismo día.
4. Fija quién decide y a qué hora
Una persona responsable, una hora límite para decidir (por ejemplo, tres horas antes) y una fuente de previsión de referencia, como los avisos de AEMET. La decisión se toma con datos, no con el público ya en la plaza.
5. Ten preparada la comunicación
Un mensaje redactado de antemano para redes sociales, web y megafonía con el cambio de lugar o la nueva fecha. Cuanto antes se comunica, menos gente se queda sin enterarse.
Plan B en una línea: actividades clasificadas · espacio cubierto reservado · condiciones pactadas con cada proveedor · responsable y hora límite de decisión · mensajes preparados.
En Gestión Cultural del Sur incluimos el plan B en cada propuesta. Pide la tuya y te la enviamos en 48 horas.